Як усе встигати? Ефективне використання часу. Ефективний тайм-менеджмент

Час – найцінніший дар, який може дати нам життя. По-справжньому успішна людина завжди витрачає свій час мудро - саме тому вона встигає так багато за такий короткий час. Для сучасної жінки ця аксіома актуальна, як ніколи, адже поєднання роботи та кар'єри дається взнаки: все менше часу залишається на себе і свої потреби, адже так хочеться все встигати і жити повноцінним життям. Звідси постійна втома, неврози і дратівливість - тягар відповідальності та поспіх дається взнаки.

Плануйте свій час

Планування часу – мабуть, найефективніший крок до розбору завалів. Якщо Ви вважаєте, що це забере зайвий час і буде неефективним, спробуйте хоч один день розписати свої справи, розставивши їх у порядку пріоритету. Заведіть собі гарний щоденник, який вам приємно братиме до рук, і записуйте туди всі плани.

Виділіть найважливіші та першорядні справи у своєму щоденнику іншим кольором, щоб постійно звертати на них увагу. Після їх виконання приступайте до справ меншої важливості і таке інше. Найголовніше – залишайте собі певний запас, не ставте чіткі межі часу. Життя не є чергою чітко поставлених часових рамок, трапляються і форс-мажори, які можуть вивести Вас з колії. Тому так важливо, щоб часові рамки залишалися розмитими – у разі несподіваних проблем запросто можна все переграти.

Якщо Ви не знаєте, за якими критеріями розділяти справи, спробуйте таку просту систему:

1. Важливі та термінові справи;

2. Важливі, але з термінові справи;

3. Неважливі, але термінові відносини;

4. Неважливі та не термінові справи.

Кожну групу виділяйте певним кольором. Спочатку буде складно, але з часом Ви звикнете, і легко розподілятимете свої обов'язки.

Виявіть силу волі

Намагайтеся обмежити так звані «пастки часу» - заняття, які відволікають і витрачають час, не даючи нічого натомість. Це можуть бути посиденьки в Інтернеті на улюбленому сайті, перегляд чергової серії серіалу, читання газет або перегляд телевізора. Такі пастки швидко і назавжди забирають дорогоцінний час, який можна було витратити на вивчення англійської або на виконання іншої важливої ​​справи. Часто, самі того не помічаючи, Ви можете витратити пристойну кількість часу і знову поспіхом виконувати необхідні справи, заганяючи себе в нескінченне коло втоми.

Виконуйте по одній справі за раз

Як би не були Ви багатозадачними, як би добре не справлялися з багатьма справами одночасно, золоте правило планування часу - виконуючи справу, повністю йому віддавайтеся. Справа в тому, що виконуючи кілька справ одночасно, дуже легко упустити дрібні деталі, через які доведеться ще не раз повернутися до виконання однієї й тієї ж справи. В результаті, Ви витрачаєте на виконання завдання набагато більше часу, ніж могли витратити спочатку, займися цією справою від початку і до кінця. Боріться зі спокусою показати себе з кращого боку, і робити все відразу - все одно в результаті доведеться або просити сторонньої допомоги для виконання складного завдання, або знову падати з ніг від утоми.

Другий аспект - постарайтеся максимально занурюватися в завдання та вбирати інформацію, що відповідає Вашій поточній справі. Це збільшить ефективність роботи. Ніхто не здатний переключитися з однієї справи на іншу миттєво, без втрати часу. Однак, щоб утримати увагу на одній великій справі, потрібна велика кількість енергії. Тому майте під рукою кілька дрібних справ, які не вимагають занурення в них із головою, найкраще чисто механічних. Вони дозволять відволіктися без втрати уваги, крім того, наша психіка така, що монотонна робота, яка не вимагає уявних зусиль, допомагає сконцентруватися на справді важливих справах і збільшує мозкову активність.

Постійно аналізуйте

Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте багато часу і подумайте, як це можна змінити. Наприклад, багато часу йде на те, щоб знайти і вибрати, що Ви будете готувати і купити продукти. Вихід простий: наперед пишете списки того, що потрібно придбати. Використовуйте ні чим не зайняті часові відтинки, щоб розпланувати Ваше меню.

Дотримуйтесь режиму сну

Хоч би як хотілося закінчити всі справи вчасно і лягти спати трохи пізніше - краще пожертвувати неважливими справами і лягти вчасно. Втома та недосипання сильно знижують працездатність, і наступного дня Вам важче буде виконати список справ.

Делегуйте свої обов'язки

Не прагнете покласти на себе всі обов'язки та героїчно з ними справлятися. Якщо на хвилинку озирнутися і подивитися навколо, то картина, яка відкриється, здивує – світ не розвалиться, якщо справи будуть виконані кимось іншим, і Ваші друзі та колеги можуть з усім чудово впоратися.

Робота за дзвінком

При виконанні якоїсь справи дуже важко стежити за тимчасовими рамками. Встановіть нагадування на смартфоні або використовуйте спеціальну комп'ютерну програму - розділіть день на тимчасові відрізки. Наприклад, ставте таймер на п'ятдесят хвилин роботи і в цей час ні на що не відволікайтеся, займайтеся тільки необхідним справа. Потім встановлюйте таймер і на відпочинок.

Інтервали можуть бути різними: наприклад, сорок хвилин роботи та двадцять хвилин перерви, або п'ятдесят хвилин роботи та десять перерви. Найголовніше - у період, виділений до роботи, займайтеся лише ділом, а період, виділений відпочинку, звільняйте голову з роботи. Такий метод дозволяє не стежити за часом і при цьому ефективно розподіляти його.

Займіться оптимізацією

Скільки б часу Ви не витрачали на свої справи, якщо більша частина часу йде на підготовку - Ви ніколи ніколи не встигатимете. Намагайтеся утримувати своє робоче місце в порядку, не допускайте захаращеності. Подумайте, як можна зробити так, щоб пошук речей і підготовка до іншої справи займала якнайменше часу?

Не забувайте відпочивати

Працездатність – ресурс не нескінченний, і відпочинок необхідний навіть трудоголікам. Витрачайте час на себе, дозволяйте собі прогулянки з друзями, посиденьки в кафе. Життя - це не тільки робота, тоді яскраві враження не тільки наповнять Ваше життя, але й дозволять відчувати його повноцінність, а це точно позначиться на вашій працездатності.

Ефективне використання часу – безумовно, один із найважливіших елементів успіху. Якщо ви вмієте використовувати час повноцінно та раціонально, то тільки цього достатньо щоб сказати, що ви досягли чималих висот у саморозвитку.

Щоб не перевтомитися і повноцінно працювати, необхідно виділяти час для відпочинку, оскільки з часом працездатність людини знижується. Потрібно заохочувати себе за добре виконану роботу та виділяти собі перерву. І зовсім не обов'язково під час відпочинку ледарювати, його також потрібно проводити з користю. Можна змінити розумову працю фізичним навантаженням, присвятити час роботі над собою, почитати цікаву книгу чи статті з саморозвитку.

Створіть вашу індивідуальну систему управління часом та увімкніть ті прийоми, які найбільш ефективні для вас. Прийоми наведені нижче. Успіх прийде тоді, коли ви використовуватимете цю систему постійно.

1. Не покладайтеся на згадку.Записуйте свої завдання та розвантажте мозок.

2. Складіть список пріоритетів.Це допоможе сконцентруватися на головному і не дозволить витрачати час на дрібниці та другорядні завдання.

3. Наприкінці кожного тижня виділіть брешемояна складання плану наступного тижня. Це не втрачений час, він сторицею окупиться підвищенням вашої продуктивності.

4. Не сподівайтеся запам'ятати цікаву думкуь– завжди майте під рукою записник для запису ваших ідей. Як варіант – носите диктофон.

5. Якщо вимоги іншої людини не збігаютьсяз вашими цілями – кажіть «ні». Цьому треба навчитися.

6. Перед тим як почати діяти- Подумайте, але не дуже довго. Невеликий роздум убереже вас від необдуманих вчинків та марної трати часу.

7. Виділіть часу своїх планах на самовдосконалення.

8. Усвідомлюйте те, що ви робите.Ви повинні розуміти, на що витрачаєте свій час. Ваші справи повинні рухати вас до мети.

9. Увімкніть у вашу індивідуальну системууправління часом ті прийоми, які найефективніші для вас і використовуйте цю систему постійно.

10. Оцініть себе щодо наявності шкідливих звичок. Вони забирають ваш час. Складіть список таких звичок і по черзі позбавляйтеся їх. Найефективніше виходить заміщення шкідливої ​​звички – корисної.

11. Не виконуйте за інших їх роботу,щоб здаватися кращим. Так, ви витратите час, який міг би використовувати для власного просування.

12. Заведіть журнал,де ви зможете реєструвати ваші успіхи на шляху до намічених цілей. Регулярно заповнюйте та вивчайте цей журнал, щоб переконатися, що ви рухаєтеся у потрібному напрямку.

13. Не кожне завдання може бути вирішенеанайкращим способом. Не потрібно ставати перфекціоністом і, наприклад, переписувати діловий лист 20 разів, щоб досягти стилю Льва Толстого.

14. Не перевантажуйте себекількістю завдань. Якщо у вас є невідкладні справи і важливі завдання, які займуть весь час, то другорядні завдання можна відкласти на більш сприятливий час.

15. Не обманюйтесь ефективністю. Ви можете ефективно виконувати завдання, яке на даний момент не є пріоритетним. У цьому випадку не можна сказати, що ви використовуєте свій час ефективно.

У статті ми вже почали розглядати питання, як ефективно використовувати час. У цій статті ми заглибимося у ці питання.

Але для початку, виконайте невелику вправу.

Уявіть, що у вас є рахунок у швейцарському банку. І щодня на цей рахунок надходить 1140 євро, і Ви вільно, на ваш розсуд, можете розпоряджатися ними. Але є один важливий нюанс: щодня, рівно о 24.00, всі гроші, що залишилися на Вашому рахунку невикористаними за день, обнуляються!

Подумайте, як би Ви вчинили в цьому випадку?

Думаємо, що більшість із вас хотіли б максимально повно використати цей ресурс.
Чому ми про це заговорили?

Щодня на індивідуальний рахунок кожної людини надходить рівно 1440 хвилин дорогоцінного часу. І, як в історії, описаній вище, цей рахунок обнулюється щодня рівно о 24.00.

Тільки від кожної людини залежить, наскільки ефективно вона скористається цим часом.

1.Плануйте, використовуючи щоденник.

Проведені дослідження показали, що використання щоденника дає змогу підвищити ефективність планування часу на 60%.

2. Плануйте лише частину робочого часу.

3.Визначайте пріоритети у справах.

Всі завдання, які вам слід зробити, можна диференціювати на три групи за ступенями їхньої важливості:

• група «А»- Найважливіші,
• група «В»- Завдання середнього рівня важливості,
• група «С» - Завдання найменшої важливості.

При внесенні в щоденник запланованих завдань у кожної ставте відповідну літеру, яка відображає ступінь важливості, і Вам буде легше керувати часом в умовах, що динамічно змінюються. Таким чином, ви завжди розумітимете, чому варто приділити більше часу і за рахунок чого це можна зробити.

4. Відображайте очікувані результати в планах.

При складанні плану намагайтеся визначати, яких результатів Ви очікуєте під час виконання запланованих завдань. У цьому випадку Ви зможете оцінити, наскільки результативними були Ваші дії та своєчасно внести корективи.

5. Щодня аналізуйте виконання свого плану.

Щодня увечері наприкінці робочого дня, аналізуйте, що із запланованого Ви виконали, і що Вам виконати не вдалося. Намагайтеся зрозуміти, що допомогло і що завадило.

6. Для вирішення найважливіших завдань використовуйте найбільш працездатний час.

Дотримання цих правил багато в чому змінить вашу ефективність та працездатність.

У коментарях напишіть, які методи, прийоми, способи використовуєте ви, щоб ефективно використати свій час.

© «Елатріум» - простір гармонії та процвітання.

Ми біжимо на роботу та з роботи, перекушуємо на ходу та недосипаємо. При цьому хронічно не встигаємо зробити все те, що вважаємо за потрібне. Але якщо уважно проаналізувати, нашого часу виявиться цілком достатньо, щоб реалізувати всі наші бажання: вивчити іноземну мову, схуднути або відкрити свій інтернет-магазин. Навіть з урахуванням 8-годинного сну, повноцінного харчування та дороги на роботу. Адже в успішних людей, підприємців, зірок музики та кіно рівно стільки ж часу, скільки й у нас. Тоді чому таких людей так мало? Давайте розберемося!

Успішні люди завжди багато часу приділяють тайм-менеджменту

А чи потрібне нам те, що ми не встигаємо?

Найперше питання на яке повинен собі тайм-менеджер-початківець: «А чи роблю я те, що хочу?».

Часто, майже завжди, людина в сучасному світі займається зовсім чужою йому справою. Основних причин дві. Перша – це батьки, вони звичайно ж «краще» знали, ким має стати їхня дитина, коли вона виросте. В результаті така людина сама не знає, чого вона насправді хоче, вона навіть жодного разу про це не замислювалася! За свої бажання та цілі він приймає мрії своїх батьків.

Друга причина, коли людина для себе вирішує свідомо ким вона хоче бути виходячи не зі своїх реальних бажань, а з нав'язаних телебаченням та громадською думкою. Нам вселяють, що треба бути багатим, успішним, знаменитим. Ми порівнюємо себе зі штучно створеними голлівудськими ідеалами: спеціально підібраними людьми, плюс спеціально обробленими, щоби постати в кращому світлі. Хлопчику вселяють, що він обов'язково має стати багатим: успішним. Дівчинці, що вона винна за такого «хлопчика».

При досягненні не своєї мети все доводиться робити на силі волі. Попри нав'язані нам стереотипи, силу волі довго і багато напружувати не можна – людина перегорає. Звичайно, іноді її напружити можна і навіть потрібно, але не багато. Є рідкісні люди, які народилися дуже вольовими, їх зазвичай і ставлять нам у приклад. Причому подають не як поодинокі випадки, винятки, а як норму життя – саме такою і має бути кожна людина.

Оскільки напруга сили волі є дуже енерговитратним процесом, то організм прагне звести його до мінімуму, або, якщо це неможливо, максимально відтягнути виконання завдання (раптом що трапиться і завдання вже виконувати буде не потрібно). Виникає таке явище, як прокрастинація – відтягування початку справи, навіть за чіткого планування.

У результаті, при прагненні до своїх цілей чогось дуже складно, тому що доведеться постійно боротися з собою. Якщо при цьому ще й використовувати прийоми, то боротьба із собою стає структурованою і, найголовніше, починає займати все робоче, інколи ж і вільне, час. Природно, життя просто перетворитися на тортури.

Товстий щоденник та велика картонна закладка

Головний інструмент успішного тайм-менеджера – це щоденник. Солідний зошит у шкіряній палітурці вже одним своїм виглядом налаштовує на робочий лад. За допомогою нього ви більш усвідомлено можете планувати свій день і позбавите себе забування важливих справ.

Але, чи знаєте ви, як правильно вести щоденник? "Як я його зазвичай веду, так і правильно" - подумає читач. Багато людей використовують органайзер єдино їм відомим чином: розписують всі справи на день і жорстко прив'язують кожну справу до конкретного часу. Але спитайте себе, чи завжди ви встигаєте зробити все заплановане на день? Чи не втручається у ваше життя сумбур і чи не ламає він ваші плани? Запитання, звичайно ж, риторичні. Як люблять говорити буддисти: «Хочеш розсмішити богів, розкажи їм свої плани». Життя підносить нам чимало сюрпризів та несподіванок, і багато з них по роботі.

В результаті відволікаючись на термінові та непередбачені справи, ми не виконуємо всього, що запланували. І це діє на нас гнітюче. Пережування невиконаних завдань навіть може викликати почуття провини. Все це забирає у нас енергію, якої часом і так не вистачає у нашому прискореному житті.

У ефективному тайм-менеджментіжорстко потрібно планувати не весь свій час, яке частину. Час, що залишився, повинен бути відведений на спонтанно виникаючі невідкладні справи.Фахівці встановили, що максимально ефективно плануватимуть від 60 до 70% свого часу.Бажано, щоб перерви між запланованими справами були рівномірно розташовані. Таке нещільне розташування допоможе вам і у випадку, якщо нарада або зустріч затягнулися. Вони просто займуть час, відведений на раптові події та не залізуть на інші жорстко сплановані справи.

За щоденною рутиною можна втратити свої цілі. А, тим часом, без довгострокових, стратегічних цілей ефективний тайм-менеджментнеможливий. Який сенс з кожним днем ​​і з кожним роком чітко розподіляти всі свої справи і жити за розкладом, якщо це не наближає вас до ваших основних цілей: багатства, успіху, фінансової свободи. Для того, щоб не забути, навіщо ви колись все це починали, потрібно пам'ятати свої довгострокові цілі. Але як це зробити, якщо мозок постійно зайнятий рутиною? Паперовий щоденник надає нам унікальну можливість! Ми можемо зробити велику закладку із щільного картону, на якій напишемо наші справжні цілі. З сучасних уявлення психології цілей рекомендується ставити близько 7 цілей, але з більше 9.

Закладку краще зробити одразу хорошу, міцну, щоб вона не витріпалася і створювала відчуття солідності. Недбало зроблена закладка може навіть психологічно нівелювати ваші цілі. До того ж такий девайс допоможе вам відразу відкривати щоденник на сьогоднішньому дні.

Нагорода за виконану дію

Як ми вже знаємо, іноді силу волі напружувати все-таки треба. Однак, щоб її прояв був продуктивним, краще застосовувати техніку проміжної радості. Ця техніка також дозволяє частіше доводити справу до кінця і не кидати її на півдорозі. ТПР є однією з ключових частин ефективного тайм-менеджментуі полягає в тому, що після виконання якоїсь роботи ви себе чимось нагороджуєте.

Як ми можемо нагородити себе:

• З'їсти або .
• Пограти у комп'ютерну гру.
• Купити кумедну штучку.
• Читати улюблені розважальні сайти.
• Позайматися своїм хобі.

ТПР потрібно застосовувати так: «Якщо я успішно проведу презентацію, то ввечері відгороджуся в кімнаті, запрус від усіх домашніх і гратиму у свою улюблену гру». Тобто нагорода собі має бути тотальною. Слід зазначити, що нагороджувати себе треба адекватно вирішеному питанню. Якщо ви розібрали речі на своєму столі, то їхати на місяць – це не продуктивно. Але й укладання багатомільйонного контракту однієї пирожки явно буде недостатньо. Слід зазначити, що цю техніку іноді слід застосовувати, навіть якщо робота не витрачала вашу силу волі.

Як підготуватися до нових трудових звершень

Настав час поговорити про відпочинок. Багато людей неправильно його сприймають. Відпочинок – це не заміна роботі, а спосіб налаштувати свій організм на продуктивніше виконання нової роботи!

Навчитися правильно відпочивати дуже важливо, це один із секретів ефективного тайм-менеджментуОптимальний варіант ми знаємо ще зі школи: після кожні 45 хвилин роботи 15 хвилин відпочинку. Знаємо, а не застосовуємо… У ці 15 хвилин найкраще змінити місце. Якщо ви сидите, то обов'язково встати і бути схожим, поговорити на інші теми не пов'язані з роботою.

Якщо ви працюєте в офісі за комп'ютером, то найкращий варіант – це фізкультхвилинка. Причому та сама, яку робили в Радянському Союзі. Особливу увагу приділіть вправам на хребет. Ідеально, якщо у вашому офісі є турнік, на якому можна хоча б 10 секунд повисіти. А ось обід, навпаки, найкраще присвятити обговоренню робочих питань, але тих, які вам приємні. Бажано несрочно, щоб додатково не тріпати собі нерви.

Увечері краще не дивитися телевізор, тому що це найбільш контрпродуктивний вид відпочинку. Найоптимальніший варіант - це заняття загальним сімейним хобі, якщо є можливість, то на повітрі.

При такому відпочинку як інтернет-серфінг потрібно розуміти, що наш мозок може «з'їсти» лише певну кількість інформації, тому якщо ви перевантажите його зайвими даними, нехай і зі сфери розваг, то це може суттєво скоротити ваші робочі здібності і навіть призвести до головного болю. .

Якщо ви берете час у борг у сну і спите менше 8 годин, то це погано. Якщо ж ви спите 5, 4 або навіть дві години на добу, то зазвичай такого режиму вистачаємо максимум на пару-трійку років, потім неминуче настає розплата у вигляді різкого зниження працездатності.

Тому на сон треба відводити щонайменше 8 годин, але використовувати його продуктивно. Давайте перед зануренням у царство Морфея завдання вирішити якісь творчі питання. Ви здивуєтеся, як часто наступного ранку ви прокидатиметеся з рішеннями або ж знаходити їх протягом дня.

Пожирачі часу

Пожирачі часу – це найнебезпечніші вороги ефективного тайм-менеджменту.3 хвилини поговорили з другом по телефону, 10 хв посиділи в контакті, 5 поспілкувалися з набридливим колегою… і ось уже день минув! І ми зазвичай не встигли зробити все те, що хотіли. Вчіться виявляти, а потім уникати пожирателей часу. До них відносяться:

• Вконтакте та інші соціальні мережі.
• Розмови ні про що.
• Інтернет-серфінг.
• Розмови з ввічливості.
• Відповіді на телефонні дзвінки, які вам не потрібні.
• Думкова жуйка.
• «Не наші» справи, справи, які ми з тих чи інших причин змушені робити на роботі, але які не належать до наших безпосередніх обов'язків.

Хвилина філософії…

Корисно іноді робити таку філософську вправу: уявіть все ваше життя від народження до смерті у вигляді лінійки чи кола. Спільну тривалість життя рекомендується брати 80 років. Зафарбуйте вже прожиті роки, а також частину років на старість (5-10), адже в ці роки продуктивно працювати вже не виходить.

Іноді навіть рекомендують зафарбувати третину і більше від часу, що залишився, тому що третину часу ми витрачаємо на сон, пробки в дорогах. Ви можете побачити, скільки у вас залишилося часу. Вправа ДУЖЕ сильно прочищає мозок. Починаєш жити більш свідомо.

Відео про те, як використовувати свій час правильно

Вітаю! У цій статті розповімо про раціональне використання робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Як планувати робочий час та як грамотно його використовувати;
2. Що розуміється під терміном «раціональне використання робочого дня»;
3. Яких результатів можна досягти, якщо правильно розставляти пріоритети.

Згідно з проведеними дослідженнями, більшість людей не вміє планувати свій робочий час. Виходить, що навіть працюючи за жорстким графіком люди не встигають виконувати обсяг роботи. У таких ситуаціях допомагає раціональне використання робочого дня. Про нього і буде сьогоднішня розмова.

Робочий час персоналу та його ефективність

Робочий час – це період, протягом якого працівники повинні виконувати свої посадові обов'язки на робочому місці. Питання полягає в тому, наскільки ефективно використовується робочий час персоналу, адже часто виходить так, що справи перетворюються просто на нескінченну низку.

Чинники впливу на ефективне використання часу

На цей показник впливає чимало чинників:

• Режим робочого дня;
• Організація праці;
• Працездатність працівників;
• Планування робочого дня.

Що перебуває у пріоритеті

У будь-якій роботі важливий результат: наскільки досягнуто мети та завдання, які були поставлені. Але щоб дійти планованих результатів, потрібно зайнятися вибудовуванням робочого процесу. Саме тому трудовий процес і впроваджують принципи раціонального планування.

Методики реалізації тайм-менеджменту

- Це словосполучення, яке багатьом людям взагалі ні про що не говорить. Тому ми трохи спростимо його і роз'яснимо, що воно включає організацію робочого часу і підвищення ефективності його використання.

Варто перерахувати позитивні сторони цього інструменту:

• У колективі складається сприятлива та спокійна атмосфера;
• Підвищується стресостійкість працівників;
• Зростає рівень результативності кожного працівника;
• Підвищується рівень особистої відповідальності та самоорганізації.

Планування часу роботи.

Про цей інструмент кожен підприємець колись чув. Але не всі вміють його застосовувати на практиці. Як підсумок - час просто губиться, адже він незворотний, його не можна накопичити і повернути назад. Для планування є прості методи, які вимагають великих витрат.

Розглянемо процес планування покроково.

Плануванням майбутнього робочого дня краще займатися напередодні увечері. У цей час можна проаналізувати те, що вже зроблено, а також скласти план з урахуванням усіх важливих обставин. Для планування можна використовувати як старий перевірений блокнот, так і сучасні гаджети. Важливо, щоб ви бачили, які завдання вже виконані, а які потрібно виконати.

Всю інформацію ви все одно в голові не втримаєте, а ось щось важливе цілком можете забути. Тож записуйте.

Постановка пріоритетних завдань.

Це дуже важливий момент у плануванні. Реалізувати його можна просто: на аркуші паперу накресліть квадрат, який потрібно поділити ще на 4 квадрати.

Потім усі завдання, які потрібно виконати, розкидайте по 4 пунктах:

• Термінові та важливі;
• Термінові та неважливі;
• Нестрокові та важливі;
• Нестрокові та неважливі.

Таким чином, всі завдання щодня будуть перед очима і ви бачитимете, що потрібно зробити в першу чергу, а що можна перенести на пару годин, а може й днів.

Постановка цілей.

Будь-який успішний підприємець розуміє, що постановка цілей – це умова досягнення хороших результатів. Проте часто керівники не пояснюють працівникам, які цілі стоять перед компанією, що кожен з них повинен зробити, щоб досягти успіху.

У результаті люди виконують роботу, здебільшого безглузду, яка не приносить практичної користі нікому. А все тому, що просто не знають, навіщо це взагалі потрібне. Як змінити цю ситуацію?

1. Чітко сформулюйте, які цілі стоять перед компанією та чому їх потрібно досягти;
2. Поясніть співробітникам, наскільки важливими є ті функції, які вони виконують, для досягнення спільної мети: люди повинні розуміти, що їхня робота важлива і приносить користь;
3. Фіксуйте цілі, яких вдалося досягти та результати кожного співробітника.

Правильно поставлені цілі мотивують співробітників та підвищують ефективність їхньої діяльності.

Закон Парето.

Його суттю є наступний принцип: якщо ви витратите лише 20% зусиль, отримаєте 80% результату. При цьому важливо з переліку завдань виключити всі непотрібні, а зосередитись лише на важливих.

Чинники, які відволікають від основної роботи

Більшість із них є просто коренем зла у будь-якій компанії, починаючи з великих холдингів, і закінчуючи маленькими фірмами. Тому приділимо їм особливу увагу.

Стресовий стан.

Кожна людина хоч раз у житті перебувала в стані, коли робота просто не йде на думку. Зосередитись у такі моменти складно. Випийте трохи трав'яного чаю і вмикайтеся в роботу.

Стан втоми.

Щоб робота була продуктивною, висипайтеся. Недосип погано впливає загальний стан організму.

Справжній жах будь-якого роботодавця. Співробітники постійно робочий час перевіряють свою сторінку, читають пости, у своїй на роботі взагалі концентруються. Тому керівництву доводиться вдаватися до радикальних заходів: забороняти вихід в інтернет письмовим розпорядженням, а потім перевіряти журнал відвідувань кожного працівника. Хоча також допомагає не завжди.

Стільниковий телефон.

Якщо термінових дзвінків не чекаєте, просто вимкніть звук.

Режим багатозадачності.

Коли співробітник намагається виконати багато завдань в один момент, трапляється збій і нічого не виходить. Щоб цього не відбувалося, організуйте робочий час правильно.

Почуття нудьги.

Один із найнебезпечніших факторів. Якщо людині нудно, то, природно, що вона шукатиме спосіб відволіктися від роботи. Стимулюйте у себе інтерес до роботи: наприклад, якщо здасте звіт раніше терміну та отримаєте премію, зможете зробити покупку, про яку давно мріяли.

Почуття голоду.

Можливо, комусь і здасться дивним, але якщо ви голодні працювати нормально не вийде. У голові лише одна думка: коли ж я співаємо? Щоб такого не трапилося, робіть перекушування і стежте за харчуванням загалом.

Як перестати відволікатися

Щоб робота була продуктивною та ефективною, потрібно позбутися звички постійно відволікатися. Відволікати можуть колеги, гаджети та й просто думки. Як стати володарем свого часу, обговоримо далі.

Позбавтеся поглиначів часу.

Намагайтеся не відволікатися в робочий час на справи особистого характеру та сторонні розмови. Крім того, що ваш час витрачається на перегляд чергового сайту або телефонну розмову з подружкою, ви також зазнаєте тимчасових витрат на те, щоб включитися в процес роботи знову.

Безумовно, потрібно робити перерви у роботі. Ми не роботи, відпочинок має бути. Але для цього має бути відведений конкретний час.

Ще одна проста порада:залиште домашні проблеми за порогом офісу. Це піде тільки на благо. Потрібно розділяти особисті проблеми та робочий процес.

Не відволікайтеся надто часто на колег.

Уявіть: ви виконуєте складне завдання або складаєте об'ємний звіт, який потрібно подати найближчим часом. І так боїтеся не встигнути, а тут ще й колега ставить непотрібні запитання. Вони можуть і в рамках роботи, але катастрофічно не вчасно.

Якщо доводиться працювати в шумній обстановці, розподіляйте роботу так, щоб не відволікатися постійно. Якщо точно знаєте, що зосередитися не вийде, спробуйте змінити на якийсь час кабінет. Міра ефективна, якщо закликати до розуму колег, які обговорюють новий фільм, марно.

Займайтеся плануванням.

Усі справи, які слід зробити, фіксуйте. І іноді переглядайте цей список. Можна встановити нагадувач у телефоні, який допоможе не забути щось важливе.

Розподіляйте всю роботу за часом доби. Вранці та ввечері виконуйте найскладніші завдання, а вдень, коли вас можуть відволікти будь-якої миті, робіть ті завдання, які не потребують особливої ​​уваги.

Надсиланням кореспонденції або перевіркою електронної пошти займайтеся в пакетному режимі.

Замість того, щоб кожну годину відволікатися на це, встановіть конкретний час для перевірки вмісту електронної поштової скриньки. А якщо потрібно відправити кілька факсів, зберіть їх протягом дня і надішліть разом.

У наступній частині нашої статті окремо поговоримо про організацію робочого часу керівника.

Як керівнику раціонально організувати робочий час

Чи ви все встигаєте зробити за робочий день? Якщо ні, то ви є представником абсолютної більшості керівників. Ряд аналітиків займався вивченням робочого дня середньостатистичного керівника. Висновки були невтішні: лише 8% зі 100 реалізують протягом дня усі намічені плани.

Причини цього:

• Поспіх;
• відсутність планування часу;
• неправильна організація праці;
• Слабкий рівень мотивації.

Формула 60:40.

Якщо слідувати їй, то та частина робочого часу, яку ви плануєте, не повинна перевищувати 60% від загального часу роботи. Це період запланованої активності.

40% часу, що залишилися, потрібно розділити на 2 частини, перша - це резервний час для незапланованої роботи, решта 20% відводять для управлінської роботи.

Таким чином, якщо планувати робочий час правильно, то можна значно виграти і в часі. А значить залишиться можливість займатися самоосвітою та плідною діяльністю.

Мотивація персоналу

Важлива для всіх: керівник ви чи пересічний співробітник. Коли ставляться цілі на день, тиждень, місяць, треба розуміти, яким буде результат. Мотивація – відмінний інструмент для того, щоб підвищити працездатність та ефективність праці персоналу. У цьому можна використовувати як мотивацію у матеріальному вираженні, і у нематеріальному.

приклад.Керівництво великої нафтової компанії в РФ поставило собі за мету: створити солідну ділову репутацію, при цьому залучити до цього процесу співробітників. Було розроблено систему мотивації, яка мала на увазі наступне: якщо протягом півроку всі відділи компанії виконують поставлені перед ними завдання і при цьому перевиконують план, співробітникам буде запропоновано бонуси на вибір матеріального чи нематеріального характеру.

Щойно систему впровадили, плинність кадрів знизилася на 20%, а лояльність співробітників до керівництва підвищилася на 50%, ставши практично 100%.

Висновок

Підсумовуючи, хотілося б відзначити, що методик, які навчають раціонального використання та планування робочого часу, багато. Ми розповіли про найпопулярніші.

Але який би метод чи інструмент ви не використовували, обов'язково займайтеся плануванням, аналізом та підбиттям підсумків своєї щоденної діяльності. Це дозволить виявити всі недоліки та використати робочий час з максимальною ефективністю.